Présents : Erwan COLENO ;Marie-Cécile CAROSSINO ;Christian DREANIC ; Valérie FLEURY ; Christian LE BOURSICAUD ; Agnès MIGUEL; Mathilde LE THIEC ; Serge RIGOT ; Françoise DORY
Présents également (pour l’ organisation de Gwened Avantur): Jean- Claude LE PELTIER ; Christophe RUELLAN ; Sébastien , coach Marche nordique .
Absents excusés : Margaux CHIQUET ; Yannick LE COROLLER
Gwened Avantur 27/02/2022
Tracés présentés par Christophe .
Les parcours des 8km et 17km sont quasiment bouclés. Reste à valider la zone, bloquée en ce moment, au niveau du producteur de glaces . Contact nécessaire rapidement.
La marche nordique de 15km reprend presque le même tracé que le trail du 17km.
Le parcours de randonnée de 8 km reste à définir. Jean- Claude recherche la trace d’un parcours déjà réalisé.
Les parcours chronométrés devront être finalisés avant transmission du dossier à la Préfecture. ( avant le 27/11)
Pour éviter les chevauchements et à la demande du chronométreur ( cf mail de Yannick), horaires des départs à préciser .
Nb Pour la rando, le bureau statue sur un départ bloqué ( à préciser dans le règlement) ; cf gestion des traversées de routes)
Hypothèse : 9h pour le 17 ; 9h10 pour le 8 ; 9h20 pour la MN ; 9h30 pour la rando, marche sportive.
Suggestion d’un parcours accessible PMR ?
Inscriptions en ligne y compris pour randonnée.
« Pas d’inscription sur place » ? (Raison sanitaire)
Distribution de bracelets par exemple pour les randonneurs
Tarifs : 10€ pour le 8km
15€ pour le 17km
12€ pour la marche nordique
5 € pour la rando
Tarifs incluant frais klikego
Hypothèse de négocier un tee- shirt TTO pour participants aux courses
Tirage au sort de lots pour la rando ?
Ravitaillements :
A l’arrivée , fruit + biscuit dans un sac ?
Pour éviter le gaspillage de bouteilles d’eau , demander éco- gobelet ?
Prendre contact avec l’organisation du marathon de Vannes pour emprunter bombonnes à eau ?
Récompenses
Les 3 premiers des hommes, les 3 premiers des femmes (pas de récompense par catégorie)
Repréciser les postes de référents ; réinterroger les personnes affectées lors du précédent évènement
Administratif :
Sécurité: Marcel ?
Animation : Laurent
Ravitaillements : ?
Circuits : Christophe
Chronométreur : Yannick
Bénévoles : Gilles
Accueil inscriptions : Mathilde
Matériel :
Communication :
NB une personne va être recrutée pour le service civique ASPTT omnisports mais disponible seulement après le 15/11
A organiser/ faire :
URGENT :NOVEMBRE
NB Tableau à venir pour se positionner et se répartir les tâches
Rendez- vous Erwan et Jean- Claude avec Mr Onnée , responsable Hyper U: JC contacte
Contact avec le producteur de glaces pour l’ autorisation d’ emprunter le passage bloqué actuellement
Demande d’autorisation à la mairie de Saint – Ave ( avec la liste des propriétaires et les traversées de routes ) 15/11 ?
Expédition des courriers de demandes d’autorisation aux propriétaires des terrains 15/11 ?
Expédition de courrier aux sociétés de chasse privées et publiques ( cf organisation éventuelle de battues ; préciser passage de course et créneau de balisage) 15/11
Demande d’autorisation préfectorale 3 mois(?) avant la date des épreuves chronométrées (les circuits ne pourront plus être modifiés ensuite) 27/11 max . Si changement ensuite au niveau d’ une traversée de route , il est impératif de prévenir la Préfecture .
(NB Des trames de courriers vont être transmises ; à actualiser)
Demande de 3 séries de dossards (couleurs différentes) à Tonton Outdoor
Réservation du site de Kerbiquette ( salle, douches, vestiaires)
Dossier sponsors ( prévoir soirée partenaires ; poster dans la salle avec tous les noms le 27/11)
DECEMBRE
Actualisation de l’affiche
Rédaction du règlement
Demande de devis aux loueurs de WC ( 2 wc+ pissotières)
Demander l’emprunt de tonnelles ( TTO ; comité départemental )
Négocier électricité (marchand de piscine ; marchand d’ alarmes près du lieu de départ)
JANVIER :
Tirages affiches
Déclaration de la manifestation pour assurance
RDV physique avec la Mairie de St Ave ; demande de chaises, tables, podium , ganivelles
Information à donner au centre équestre
Budget prévisionnel des dépenses
Quelques jours avant :
Courriers aux habitants les informant de la perturbation de la circulation
Dates des prochaines réunions :
lundi 8/11/2021 à 18h30
et lundi 22/11/2021 à 18h30