Présents : Erwan COLENO ; Margaux CHIQUET ; Valérie FLEURY ; Christian LE BOURSICAUD ; Agnès MIGUEL; Mathilde LE THIEC ; Françoise DORY
Présent également (pour l’ organisation de Gwened Avantur) : Sébastien , coach Marche nordique .
Absents excusés : Marie- Cécile CAROSSINO ; Christian DREANIC; Yannick LE COROLLER ;Serge RIGOT
Gwened Avantur 27/02/2022 :
Retour sur le tableau des tâches .
Erwan reprécise que le délai à respecter pour la déclaration à la Préfecture est de 2 mois avant l’ événement ( et non 3 ) . Marie-Cécile C
Donc , les documents sont à réunir et finaliser pour le 27/12/2021 dernier délai :
- tracés des parcours chronométrés finalisés ( Christophe R . Reconnaissance le 14/11 à 9h15 et le 18/11 pour le 8km.)
Tracé Marche nordique avec moins de parcours bitumé ?
( NB tracé rando à préciser )
- nom du responsable sécurité: Marcel Dianea a donné son accord
- attestation assurance: Groupama . Interroger Manue
- Règlement :
Mission de Christian LB. ; pour fin novembre .
Quelques aspects importants à intégrer :
-passe sanitaire obligatoire, masque obligatoire zones de départ et d’ arrivée . Règlement susceptible d’ être modifié selon contexte sanitaire et réglementation en vigueur au moment de l’ événement.
Un bracelet sera remis après contrôle du passe sanitaire avec un numéro d’urgence .
-Inscriptions en ligne seulement :sur Klikego ( jusqu’à 20h la veille ) Pas d’inscription sur place.
-Matériel obligatoire : gobelet, téléphone , réserve en eau et alimentaire .
-Ravitaillements : A ce jour , principe d’ un seul point de ravitaillement en eau sur le 17km, sur la marche nordique .
Un ravitaillement en sachet à l’ arrivée .
-Règlement propre à la marche nordique ( rédigé par Sébastien ) sera à intégrer .
- Nombre de concurrents : 300 sur le 8 ; 300 sur le 17 ; 100 sur Marche nordique ; rando : ?
- Nombre de spectateurs : ?
Idem courrier à la Mairie de St- Ave ( MCC)
Référents :
Administratif : Service civique ?
Sécurité: Marcel Dianea ok
Animation : Laurent Daridor Ok
Ravitaillements : Solliciter Nathalie Le Gall ? (Agnès Miguel en soutien)
Circuits : Christophe Ruellan ok
Chronométreur : Yannick Le Coroller ok
Bénévoles : Gilles Picaud et Daniel ? À réinterroger
Accueil inscriptions : Mathilde Le Thiec ok
Matériel :Réinterroger Dominique Pourchasse ?
Communication ( presse, fb, impression affiches) Service civique ?
Rappel des tâches de NOVEMBRE :
Rendez- vous Erwan et Jean- Claude avec Mr Onnée , responsable Hyper U: JC contacte . En attente.
Contact avec le producteur de glaces pour l’ autorisation d’emprunter le passage bloqué actuellement ?
Expédition des courriers de demandes d’ autorisation aux propriétaires des terrains Service Civique ou FD?
Expédition de courrier aux sociétés de chasse privées et publiques : service civique ou FD ?
( NB Des trames de courriers modifiables devraient être transmises par l’ ancien service civique /Jean- Claude doit les transmettre dès réception )
Dossier sponsors : Mail expédié par Mathilde à Jean- Claude pour actualiser les sponsors .
Ceux qui ont laissé l’ argent l’ an passé ne devront pas être sursollicités)
Margaux . (qui actualise l’ affiche ) interroge : Les sponsors affichés actuellement sont- ils à maintenir ?
Par ailleurs :
Demande de devis aux loueurs de WC ( 2 wc+ pissotières) Christian D ?
Demander l’emprunt de tonnelles ( TTO ; comité départemental ,Serge R ?) Camion- podium ?
Foodtruck à solliciter (Nathalie?)
Réponses aux interrogations écrites de Yannick :
- Trois courses : il faut prévoir 15 à 20 minutes entre le dernier partie de la troisième course et le premier arrivé des deux premières courses. Autrement dit aucun coureur sur l’espace départ/arrivée pendant 15 à 20 minutes.
Départs : 9h pour le 17km/ 9h10 pour le 8km/ 9h20 pour la Marche nordique/ 9h30 pour la rando
- Actuellement nous avons exclu les inscriptions sur place. Maintient-on ce principe ? A l’exception des inscriptions sur internet qui auraient rencontré des difficultés.Maintien du principe des inscriptions seulement en ligne. Pas d’inscription sur place .
- Les inscriptions peuvent être prises jusqu’au samedi 20H00 : Oui
- Les dossards sont préparés par le chronométreur. Les années précédentes c’est Sohbi qui nous les donnait. Est-ce le cas pour cette édition ? Qui doit-il contacter chez le sponsor pour se les procurer ? Christian Dreanic doit contacter TTO . 3 couleurs différentes de dossards à demander : 300 par trail ; 100 pour MN.
- Pour la préparation des dossards au fil de l’eau il est nécessaire de lui fournir le code Klikego pour qu’il récupère les inscrits. : A repréciser avec Mathilde ultérieurement.
- Faisons-nous un challenge du club ayant le plus grand nombre de participants ? Oui ; panier garni en lot?
- Son logiciel permet de construire des équipes après que les compétiteurs se soient inscrits. (C’est plus facile que d’inscrire une équipe constituée). En faisons-nous la publicité ? Non
- Qui sera récompensé ? les trois premiers au scratch et les trois premières au scratch ? OUI (soit 18 récompensés). le plus jeune, le plus ancien : Non
- Il utilise le logiciel Sendiblue pour envoyer un mailing aux coureurs de sa base à la demande des organisateurs. Il peut le faire à la date que vous déciderez. Nous pouvons le faire par exemple début février puis début de semaine de la compétition. Cout environ 50€ pour les deux mailings. Non
- Pour le budget. En se référant à l’année 2020 qui n’a pas eu lieu il faut prévoir 1,30€ par dossard plus 60€ pour le déplacement.. Noté . Responsable budget prévisionnel : Mathilde
Idées Cadeaux -coureurs :
-Gobelet rétractable
-Gobelet souple
Christian LB demande un devis pour 1000 pièces avec logo « gwened avantur ASPTT » et éventuel sponsor
Sébastien interroge un éventuel sponsor
Date de la prochaine réunion : lundi 22/11/2021 à 18h30
