Présents : Erwan COLENO ; Marie- Cécile CAROSSINO ; Christian DREANIC ; Valérie FLEURY; Christian LE BOURSICAUD ; Yannick LE COROLLER ; Mathilde LE THIEC ; Agnès MIGUEL; ; Françoise DORY
Absents excusés : Margaux CHIQUET ; Serge RIGOT
Point – Comptabilité : Marie- Cécile
Nombre adhérents:152 au 15/11/2021
Sortie Cheverny :
24 inscrits à ce jour .
2 mini- bus réservés( 9×2 places)
Une pré-réservation pour un hébergement a été effectuée ( 10 chambres bloquées)
Christian D a préparé un mail ( avec doodle) pour que les participants émettent leurs souhaits (pour transport, hébergement demi- pension, choix de départs , accompagnateur, etc )
Réponse demandée pour le 12/12. ( cf réservation ferme de l’ hébergement ,ensuite)
Acompte de 50€ demandé pour l’ engagement transport+ hébergement( à encaisser).
Participation du club sera précisée ultérieurement ( sur transport)
Repas de Noël :
26/11/2021 19h au Kuta
84 participants
Les chèques manquants devront être récupérés lors de l’arrivée des participants .
Sortie PPP ( Pâté- Pull moche- Pinard …etc) . Sortie « de Noël »
Initiative Joël
le 21/12/21
Photo sur l’ esplanade du port à 19h
Repréciser : Joël s’ occupe du pâté ; Pain ? Agnès selon indications de Joël ; revoir avec Jean- Claude s’ il veut bien gérer le vin chaud .
Evaluation : 50 personnes ?
Gwened Avantur 27/02/2022 :
Serge a eu la confirmation de la Fédération que , compte- tenu que l’ épreuve se déroule uniquement sur la commune de St- Ave, la déclaration à la Préfecture n’ est pas nécessaire
Jean- Claude confirme que le nouveau service civique , Grégoire …., va se charger des tâches administratives ( dont courriers Mairie de St- Ave, propriétaires ,sociétés de chasse entre autres . Echéance : le 15/12 ) et des tâches de communication.
Parcours :
Trails 8 et 17km : finalisés
Reconnaissance rando faite ( Valérie) ; environ 10km
Tracé Marche nordique maintenu
Règlement
Finalisé par Christian LB
Jauges concurrents : 300 sur le 8 ; 500 sur le 17 ; 100 sur MN ; pas de jauge pour la rando
Estimation du nombre de spectateurs : 1500
Liste des Référents mise à jour :
Administratif : Service civique
Sécurité: Marcel Dianea
Animation : Laurent Daridor
Ravitaillements : Nathalie Le Gall (Agnès Miguel en soutien)
Circuits : Christophe Ruellan
Chronométreur : Yannick Le Coroller
Bénévoles : Gilles Picaud ; à confirmer
Accueil inscriptions : Mathilde Le Thiec
Matériel : Dominique Pourchasse
Communication ( presse, fb, impression affiches) Service civique
Tâches en cours :
Rendez- vous Erwan et Jean- Claude avec Mr Onnée , responsable Hyper U: JC contacte . En attente.
Contact avec le producteur de glaces pour l’ autorisation d’ emprunter le passage bloqué actuellement
Affiche à finaliser ( horaires à corriger ; préciser sponsors) Margaux
Inscriptions à mettre en ligne à compter du 15/12 ?
Demande de devis aux loueurs de WC ( 2 wc+ pissotières) Christian D
6 tonnelles réservées auprès du comité départemental -Serge
Pas de Camion- podium pour le moment . Improviser podium avec des tables ?
Nathalie attend des réponses pour un Foodtruck ( tables et bancs pour attirer si cela se concrétise)
Sono : J M Coyac ok
Demande des dossards ( TTO)
Demande à la Mairie de Vannes ( Valérie) : site Kerbiquette, tables, ganivelles)
Contact avec les commerçants locaux ( sur site départ ) pour fourniture d’ électricité ( arche, sono)
Yannick réinterroge la question du logiciel sendiblue proposé par le chronométreur:(pour envoyer un mailing aux coureurs de sa base à la demande des organisateurs.) Coût environ 50€ pour les deux mailings.
Préciser le taux de lecture et l’ adresse expéditrice avant décision finale
Idées Cadeaux -coureurs : étude en cours
-Gobelet rétractable
-Gobelet souple
Christian LB demande un devis pour 1000 pièces avec logo « gwened avantur ASPTT » et éventuel sponsor
Sébastien a interrogé un sponsor potentiel qui se prononcera en fonction d’un devis précis ; à finaliser pour début janvier
A approfondir :
– les flyers
- l’idée d’une soupe à l’ arrivée
- des fléchages de même couleur que les dossards ( selon parcours)
- un bureau des réclamations cf litiges inscriptions klikego par ex ( Yannick ok pour gérer)
Date de la prochaine réunion : lundi 13/12/2021à 18h30
